A la societat moderna, quan es valora cada minut de temps, les converses telefòniques s’han convertit en la forma de comunicació més habitual entre les persones. Amics i coneguts, familiars i amics es comuniquen amb l'ajut de les comunicacions telefòniques, s'estan duent a terme negociacions comercials. Com es pot parlar correctament al telèfon?
Les regles bàsiques que s’han de seguir quan es parla per telèfon han de ser les mateixes per a tots els empleats:
- Respon a totes les trucades entrants.
- Agafeu el telèfon immediatament després de la trucada, sense obligar el client a trucar a la instal·lació durant hores.
- Quan respongueu a una trucada, no oblideu dir la vostra salutació, posar nom a l’organització i presentar-vos.
- Si la persona que truca no es presenta, descobreix educadament el nom i el patronímic amb la frase: "Com puc contactar amb tu?"
- Heu de parlar correctament al telèfon, intentant no permetre frases a la conversa: "Què necessiteu", "No hi ha ningú", "No sé res"? Això soscava el prestigi de la institució i provoca una actitud ambigua envers els empleats, cosa que els fa dubtar de la seva competència professional.
- Feu un seguiment de la vostra pronunciació, entonació i freqüència de parla, assegurant-vos que la persona que truca us entén bé.
- Si durant una conversa telefònica la segona línia telefònica està engegada, haureu de demanar disculpes al primer subscriptor, agafar el receptor i informar el segon subscriptor que esteu ocupat. No dubteu a preguntar-li si esperarà o si el tornareu a trucar més tard. Només llavors continuar la conversa amb el primer subscriptor.
- Si la persona que truca demana un empleat que actualment està absent, assegureu-vos de disculpar-vos i especifiqueu l'hora en què estarà al lloc de treball.
- Escolta atentament el subscriptor, intenta no interrompre’l ni discutir-lo. Aquesta és la millor manera d’obtenir la informació necessària de l’interlocutor.
- Al final de la conversa, gràcies per la trucada.
Hi ha subtileses quan es duen a terme converses telefòniques amb amics i familiars. No us oblideu de les regles de bona forma. Abans de la conversa en si, els psicòlegs recomanen fer una o dues frases introductòries i, tot seguit, continuar la conversa. Pregunteu a un amic si té temps lliure per parlar per telèfon. Segons l’etiqueta, la conversa l’ha d’aturar qui ha trucat.
Si seguiu aquestes senzilles directrius, les trucades telefòniques seran una manera excel·lent de comunicar-vos amb moltes persones.
