Actualment, les cartes ja s’estan convertint en una raresa i en el passat. Tanmateix, això no s'aplica a la correspondència empresarial. Una carta oficial és un document amb l’ajut del qual s’estableixen contactes i es registren totes les etapes principals de les relacions comercials. La capacitat d'escriure correctament un missatge empresarial reflecteix les qualificacions de l'oponent i de tota l'empresa.
És necessari
- - un troç de paper
- - bolígraf o ordinador amb impressora
Instruccions
Pas 1
Utilitzeu capçalera oficial per a la vostra carta comercial. Independentment de si el document està escrit en format electrònic o a mà, ha de contenir el logotip de l’empresa remitent. A més, el capçal ha d’incloure números de telèfon, números de fax, adreces de lloc web i de correu electrònic i l’adreça postal de l’empresa. No oblideu deixar els marges a les vores, que són necessaris per proporcionar la possibilitat d’arxivar a la carpeta d’arxiu: 3 cm al costat esquerre i 1,5 cm a la dreta.
Pas 2
Seguiu un estil formal quan escriviu la vostra carta. El document empresarial ha de ser inequívoc. Assegureu-vos d’incloure l’assumpte al vostre correu electrònic. No utilitzeu emoticones a la correspondència empresarial. En cas de continuació de la correspondència, cal deixar una carta en forma de pressupost, a la qual s’està escrivint la resposta. No cal citar tot el text en la seva totalitat, només podeu limitar-vos a aquells fragments als quals es componen les respostes. En aquest cas, serà més fàcil per a l’oponent comprendre la connexió entre la vostra resposta i la seva carta.
Pas 3
Inicieu una carta comercial amb una adreça educada, per exemple: "Benvolgut Ivan Petrovich!" L'apel·lació s'ha de centrar a la pàgina. El nom està escrit completament, l’ús de les inicials en aquest cas és inacceptable. Tot seguit es presenta una part introductòria, on s’ha de resumir l’objectiu de la carta. El cos principal del document és la següent secció, que detalla com tractar els principals problemes. La conclusió és un resum, així com una apel·lació al destinatari amb una declaració de les expectatives del remitent del destinatari o amb una proposta específica per resoldre el problema considerat a la carta.
Pas 4
Sigues el més correcte possible a la part final. No prengueu mai decisions pel vostre destinatari. Expresseu millor la vostra esperança que el problema es resolgui de la millor manera al vostre parer. No és ètic afanyar-se al destinatari mitjançant paraules com "immediatament" i "urgentment". Utilitzeu un formulari més correcte: "Si us plau, doneu una resposta en aquest termini". En una carta comercial, la signatura ha de tenir un format formal. Per exemple: "Atentament, Ivan Sergeevich Vasiliev". Incloeu també el títol, la informació de contacte i el nom de l’empresa a la signatura.
