La nostra vida activa i social es relaciona sovint amb la participació en diversos tipus de reunions, ja sigui una reunió d’accionistes, una reunió general de membres d’una cooperativa, HOA o qualsevol altra reunió pública. El paper d’aquestes reunions és resoldre i documentar qüestions vitals relacionades amb les activitats d’organitzacions públiques o persones jurídiques. La correcta reflexió en els documents de les decisions adoptades a la reunió confirma la seva legitimitat i és un document legal.
Instruccions
Pas 1
Per tal d’elaborar l’acta de la reunió, utilitzeu fulls de paper estàndard A4. El títol de l’acta ha de contenir el títol del document i una part introductòria que reflecteixi el motiu pel qual es va celebrar la reunió de ciutadans o accionistes.
Pas 2
Sota l’encapçalament, indiqueu la data de la reunió i l’adreça en què va tenir lloc, així com el nombre de persones presents. Si els assistents van marcar la seva participació d’acord amb el full d’inscripció, també s’haurà de reflectir al protocol. Reflecteix la forma de la reunió: mitjançant enquesta preliminar, per encàrrec privat amb presència personal o mitjançant una forma combinada de participació.
Pas 3
Indiqueu els cognoms, noms i patronímics del president i el secretari elegits per la reunió, reflectiu el nombre de vots a favor, en contra i abstinguts de les seves candidatures.
Pas 4
Descriviu la llista de qüestions a l’ordre del dia, començant per les més urgents, numereu-les i registres de discursos, debats i votacions de cada número, començant pel seu número. En la gravació de discursos, cal indicar només l’essència principal de l’informe presentat. S’ha d’afirmar de manera succinta, però en una forma que exclou l’ambigüitat. Si cal, el text del discurs es pot adjuntar a l’acta. Totes les observacions i observacions relacionades amb l’essència del discurs s’han de donar amb la indicació dels noms.
Pas 5
El registre de cada número ha d’acabar amb una decisió presa amb una indicació dels resultats de la votació. Després del text del debat sobre tots els temes de l'ordre del dia, indiqueu que la decisió general de la reunió es va declarar tancada.
Pas 6
Firmeu l'acta pel president i el secretari de la reunió i envieu-les a la vostra organització o al seu president.
