En contactar amb algunes organitzacions, s’utilitzen cartes del formulari establert. En aquests casos, les plantilles de cartes s’emeten a petició. Si no hi ha cap forma desenvolupada, la carta es compila en qualsevol forma, tenint en compte alguns dels matisos.
Instruccions
Pas 1
Creeu un cap de lletra.
Podeu especificar la informació següent: posició i nom del destinatari, posició i nom del remitent, organització del remitent i número de telèfon del remitent. Si el remitent es troba en una altra ciutat, podeu especificar l'adreça postal completa. La capçalera es troba generalment a la part dreta de la pàgina.
Pas 2
Indiqueu l'essència de la carta i proporcioneu els comentaris necessaris.
Intenta formular la idea principal en dues o tres frases. I després comenteu-ho i escriviu amb més detall, si cal. En les cartes comercials, és desitjable situar fets, xifres, sense cap mena d’emoció. Les cartes amb un toc personal han de reflectir les experiències personals.
Pas 3
Introduïu la data i signeu la carta.
Si cal, expliqueu la vostra autoritat sobre la base de la qual s’ha escrit la carta. Aquesta base pot ser un poder.
Pas 4
Col·loqueu gràfics explicatius, taules i figures en un full separat.
No espereu que el destinatari sol·liciti informació addicional. És possible que no tingueu una segona oportunitat per fer una pregunta important. Per tant, en una forma concisa, doneu tots els matisos necessaris.
Pas 5
Abans d’enviar-lo, assegureu-vos de llegir el correu electrònic en veu alta perquè algú l’escolti. Pregunteu a l’assistent com va entendre l’essència de la carta. Si les seves paraules no coincideixen amb l'objectiu del missatge, té sentit formular la carta de manera diferent, ja que és possible que el destinatari no entengui el més important des del vostre punt de vista.
