L’organització d’una conferència és un procés que s’ha d’assignar com a mínim tres mesos. Per descomptat, la història coneix molts exemples d’èxit en la preparació de conferències en pocs dies, però perquè l’esdeveniment passi totalment d’acord amb les normes, es necessiten almenys tres mesos.
Instruccions
Pas 1
Primer de tot, decidiu sobre el tema i el tipus de la conferència, en funció d’això, se seleccionarà la sala en el futur i es formarà el programa de l’esdeveniment.
Pas 2
El següent tema és el programa d’actuacions i tot allò relacionat amb ell. Decidiu el temps de la conferència, el nombre de participants, el nombre de pauses, les hores d’inici i finalització de la conferència. Coordina amb els ponents el seu moment.
Pas 3
Llogueu una sala en funció del que necessiteu per realitzar. Ha de ser prou ampli i còmode per donar cabuda als participants, el nombre dels quals s’ha indicat al pas anterior. La sala hauria d’estar equipada amb un projector o panell de plasma, així com una tribuna per als altaveus.
Pas 4
Comenceu a reclutar participants almenys dos mesos i mig abans de la conferència. Creeu invitacions que incloguin el lloc, l'hora i el nom de la conferència, així com a què es dedicarà. Busqueu un equilibri entre la brevetat i l’accessibilitat del material presentat. Comenceu a trucar i enviar correus electrònics, lliureu invitacions als convidats més importants de la conferència en persona o envieu-los per correu.
Pas 5
Tot el personal de la conferència ha de tenir una insígnia amb el seu cognom, nom i títol a la conferència. De forma òptima, la posició hauria de ser la mateixa: "organitzador". El dia de la conferència, la junta general ha de ser una hora abans de l’inici de la inscripció. Col·loqueu els empleats al vestíbul de l’edifici, a la sortida de l’ascensor, etc. Això és necessari si heu de fer diverses voltes per arribar al taulell de facturació.
