Si la vostra organització és o és nomenada responsable de celebrar una conferència científica, aquesta no només és una funció honorable, sinó també una gran tasca organitzativa en la qual cal tenir en compte totes les petites coses.
Instruccions
Pas 1
Creeu un comitè organitzador de la conferència, la composició del qual es determinarà per ordre. Designar un president que dirigeixi i coordini els membres del comitè. Determineu el moment de la conferència i els termes del comitè establert. A la comanda, reflecteix com pagareu pels empleats que en són membres. Envieu l’anunci de la conferència i en el fitxer adjunt indiqueu els requisits dels informes, el volum de resums i la data límit per a la seva presentació.
Pas 2
Decidiu sobre les fonts de finançament; es pot obtenir un finançament específic del pressupost, atret patrocini i fons dels propis participants a la conferència.
Pas 3
Envieu invitacions a tots els participants potencials de la conferència i al programa previst per a la conferència. Decidiu el nombre de participants i ponents disposats a compartir els seus desenvolupaments científics i els resultats de la investigació amb els companys. Pregunteu als participants si necessiten reservar una habitació d’hotel i fer una reserva.
Pas 4
Poseu-vos d’acord amb la impremta per publicar els resums dels informes en un fulletó separat i, si cal, ordenar que el programa de l’esdeveniment es distribueixi als participants, insígnies amb els seus noms, inicials i el nom de l’organització.
Pas 5
D’acord amb el nombre de participants, determineu quina sala necessiteu i llogueu una sala especial equipada per a la celebració d’esdeveniments d’aquest tipus. Penseu sobre quin equip necessitarà per equipar-se addicionalment, comproveu la disponibilitat del nombre necessari de preses d’ordinador, pantalles de projecció, etc. Penseu en el funcionament del bufet, on els participants a la reunió poden prendre una tassa de cafè i berenar durant les pauses..
Pas 6
Penseu en el programa de la conferència, si cal dividiu-lo en seccions. Penseu on es poden celebrar aquestes seccions. Penseu en els discursos dels convidats, organitzadors i participants del programa. Demaneu articles de papereria per als participants a la conferència: insígnies, blocs de notes i bolígrafs són estàndard.
Pas 7
Creeu paquets de documents, materials promocionals i articles de papereria que es lliuraran als participants de la conferència juntament amb insígnies.
