Les rodes de premsa són un component important de les activitats de relacions públiques de qualsevol empresa. Gràcies a ells, els mitjans de comunicació i el públic interessat poden rebre informació actualitzada literalment de primera mà dels representants oficials d’una determinada organització, i la direcció d’empreses pot expressar la seva posició sobre els temes més significatius per a ells. Però perquè la conferència de premsa doni resultats molt bons, s’ha d’organitzar adequadament.
Instruccions
Pas 1
Si se us confia l'organització i la celebració d'una conferència de premsa, en primer lloc, determineu quin objectiu voleu assolir: informar-vos sobre qualsevol èxit de la vostra empresa, cridar l'atenció del públic sobre algun problema, presentar a una persona pública determinada amb la llum guanyadora, etc. P. A continuació, trieu el lloc i l'hora de la conferència de premsa. Tingueu en compte que aquestes activitats es fan millor a la meitat de la setmana laboral (dimarts-dimecres-dijous) al matí o a la tarda, però com a màxim a les 16 hores.
Pas 2
Trieu un lloc per celebrar una roda de premsa en funció de les capacitats organitzatives de la vostra empresa i del nombre de convidats previstos. Tingueu en compte que per als membres de la premsa cal un nombre suficient de places. Assegureu-vos amb antelació que hi hagi micròfons a la sala, pantalles de projecció (si cal) i espai lliure per instal·lar càmeres de TV.
Pas 3
Feu una llista de mitjans i organitzacions els representants dels quals vulgueu veure al vostre esdeveniment. Prepareu i envieu notes de premsa i invitacions almenys dues setmanes abans de l’esdeveniment programat. És recomanable, després d’enviar les invitacions, trucar personalment als destinataris i conèixer la decisió d’assistir o no a la roda de premsa. Per tant, no només especifiqueu el nombre de futurs convidats, sinó que també recordareu el vostre esdeveniment si la gent se n’oblida o no ha rebut la vostra nota de premsa.
Pas 4
Prepareu els materials de presentació necessaris per a tots els futurs participants de la conferència de premsa. El kit d’un participant sol incloure una còpia de la nota de premsa, una llista dels funcionaris que parlaran a la roda de premsa amb els seus noms i càrrecs complets, una agenda (ordre i temes dels discursos), material publicitari i promocional. Es veu molt millor si tots els materials de presentació de cada participant es dissenyen com un conjunt únic en una carpeta corporativa amb el logotip de l'organització.
Pas 5
Si teniu previst introduir l’acreditació per als participants, informeu-los amb antelació i informeu-los de les dades que necessiteu (nom, càrrec, dades del passaport, etc.). Prepareu amb antelació les insígnies de noms per a tots els participants i les cartes que es col·loquen a les taules indicant els noms i títols dels ponents. Si la roda de premsa està prevista durant un temps suficient, assegureu-vos que les condicions dels participants siguin còmodes: un bufet amb begudes i aperitius, sales de fumadors i lavabos, horari de descans.
Pas 6
Després de la roda de premsa, assegureu-vos de posar-vos en contacte amb les redaccions dels mitjans de comunicació assistents i preguntar-vos sobre els materials fets com a resultat. Demaneu còpies de publicacions si no s’acorda prèviament.
