En qualsevol oficina i en producció, els empleats solen treballar amb diversos tipus de documents, de manera que la capacitat d’elaborar documents comercials oficials és necessària per a tothom. Al mateix temps, hi ha requisits generals que s’han de complir a l’hora d’elaborar qualsevol document: una carta comercial, una comanda, un càrrec, una instrucció, etc.
Instruccions
Pas 1
Comenceu a redactar el document aclarint la seva viabilitat i el ventall de problemes que cal resoldre. Això us ajudarà a determinar el tipus de document i la seva forma, que determinen en gran mesura la naturalesa i l’estil de presentació del seu contingut.
Pas 2
Reviseu les lleis i regulacions governamentals i d’agències que regulen la manera com s’aborden aquests problemes. Aquesta és una etapa molt important, que mostra la vostra alfabetització i us permet elaborar un document que compleixi plenament el procediment establert per processar i resoldre problemes laborals. Això també ajudarà a determinar el destinatari, l’òrgan d’aprovació i coordinació i a garantir que el contingut d’aquest document i la seva forma de competència d’aquesta organització.
Pas 3
Estudieu els textos dels documents administratius i normatius perquè el document que s’elabora no entri en conflicte amb ells, no els duplici. Per a això, és necessari disposar d’una base de dades electrònica d’aquests documents.
Pas 4
Recopileu informació sobre els mèrits de les qüestions a resoldre, redacteu un esborrany de document. Quan redacteu, utilitzeu textos de plantilla i frases i expressions estàndard que s’utilitzen tradicionalment en documents comercials. Exploreu altres documents que s'han desenvolupat a la vostra organització o al vostre sistema d'empresa paritària i utilitzeu el seu estil d'escriptura com a base.
Pas 5
El text principal del document està destinat a provocar alguna acció, a convèncer. Ha de ser raonat i lògic. Cal respectar estrictament la redacció en termes legals. En primer lloc, es mostren els requisits de fiabilitat i objectivitat de la informació presentada. El text ha de ser precís i informatiu i concís com sigui possible. Naturalment, no hi hauria d’haver errors gramaticals, de puntuació ni d’estil. En el cas que en un document mencioneu informació continguda en una altra font o document, heu d’indicar-ne tota la sortida.
Pas 6
Editeu l'esborrany del document i coordineu-lo amb les persones que hi estiguin autoritzades. Després, elaboreu el document d’acord amb les normes acceptades i signeu-lo.
