Si va passar el cas que es va veure obligat a escriure una denúncia, perquè no hi hagués denúncies contra vosaltres, però al mateix temps tampoc no hi hagi excuses per al culpable, hauríeu d’elaborar a fons el text de la vostra declaració. Sempre s’ha percebut millor una queixa amb un exemple de la falla en si mateixa o simplement amb una descripció del que va passar que no pas només un text amb paraules abstractes sobre “com de dolent està tot”. Per tant, a l’hora de pensar què escriure, utilitzeu el següent pla.
Instruccions
Pas 1
Comenceu amb un missatge. Pot semblar una nota normal. A l'extrem superior dret, escriviu el nom complet de la persona amb qui us contacteu, indiqueu la seva posició o àmbit d'autoritat. Per tant, demostreu que sou conscient de què i amb qui esteu tractant i que sou seriós.
Pas 2
Introduïu informació sobre vosaltres. Escriviu també quin és el vostre nom, on treballeu i quina posició ocupeu. Esmenta el paper de l'empresa o organització contra la qual tens una reclamació, per exemple, "un client habitual de la teva botiga" o "un propietari d'una subscripció anual a la teva publicació". Feu que el destinatari entengui que necessita atendre amb urgència el vostre problema, en cas contrari l’empresa s’arrisca a perdre un client habitual.
Pas 3
Descriviu les vostres queixes contra l'organització. Literalment en 2-3 frases, expressa el punt principal. No carregueu el text amb paraules innecessàries, secs i al punt: la causa de la insatisfacció, la data i l'hora de l'incident, les accions que heu fet anteriorment per resoldre la situació.
Pas 4
Comenceu a descriure la situació. Aquí, detalladament, en el més mínim detall, descriviu tot el que va passar. Val la pena descriure tot el que apareix a la vostra memòria, de manera que la investigació no digui que "atribuïu" les vostres pròpies conjectures o contes de fades. Mencioneu-ho tot, incloses les emocions de la persona que va causar la queixa, l’olor i el color del que no us va bé, etc.
Pas 5
Descriviu el que passa per etapes. No heu de tornar a explicar tot el que passava al vostre voltant de manera caòtica. Acció per acció, reciteu la cadena d’esdeveniments que van passar. Si algun fragment necessita comentaris, podeu donar-los entre parèntesis després de la descripció del que va passar.
Pas 6
Sigues amable i discret en la teva carta. És molt possible que els caps als quals s’adreça la carta no siguin culpables de res, i els tons elevats només els enfadin i no en surti res de bo. Torneu a indicar les coordenades al final i assegureu-vos de mencionar que esteu esperant una resposta a la vostra carta.
