Les institucions d’arxiu no només emmagatzemen documents, sinó que també proporcionen als ciutadans accés a la informació d’arxiu. Una de les maneres de realitzar aquesta possibilitat és l'accés a documents d'arxiu a les sales de lectura. Vegem de prop qui pot visitar les sales de lectura i com funcionen.
Calen sales de lectura als arxius històrics estatals perquè els visitants puguin treballar amb documents. Per regla general, els investigadors treballen amb documents amb l'objectiu d'escriure articles científics, articles, llibres, així com aquells que elaboren arbres genealògics.
Per arribar a la sala de lectura, heu d’arribar a l’arxiu amb un document d’identitat (passaport, carnet de conduir), omplir un formulari de sol·licitud i una sol·licitud que indiqui el tema del treball. Ara, en molts arxius, es pot fer per correu electrònic, enviant documents escanejats i, quan visiteu la sala de lectura, els heu de proporcionar en la seva forma original.
Aquells que busquen parents, la informació necessària dels quals ha estat necessària durant els darrers 75 anys, han de tenir documents que acreditin el seu parentiu. Per tant, si necessiteu informació sobre la incorporació al Komsomol del vostre avi per part del pare, heu de tenir els documents del vostre pare i els vostres documents (certificat de naixement, passaports amb els quals podeu rastrejar el cognom i un certificat de matrimoni) Per a dones). A més, un empleat de la sala de lectura ha de familiaritzar els visitants amb les normes de treball.
Després de la documentació a la sala de lectura, es dóna al visitant guies i altres ajudes metodològiques: llistes, registres d’inventaris, índexs, catàlegs).
L’inventari d’arxius és un directori d’arxius que conté una llista sistematitzada d’unitats d’emmagatzematge del fons d’arxiu, destinada a la seva comptabilitat i divulgació de contingut.
El visitant elabora una sol·licitud en què indica els casos seleccionats. Els límits del nombre de casos els estableixen els arxius d’acord amb les normes de treball. L'investigador no podrà rebre els fitxers immediatament, però després del temps que també estableixen les normes de l'arxiu. Normalment, el període és d’1 a 3 dies. El fet és que milers de documents s’emmagatzemen als arxius i és simplement impossible recollir-los ràpidament. Els casos s’emmagatzemen en grans arxius, que fins i tot es poden ubicar en edificis diferents, si l’arxiu té diversos edificis. Per tant, es necessita temps per trobar casos. A més, els empleats, abans d’emetre’ls, han de revisar cada cas full per pàgina i registrar la presència de tots els documents. Només després d’això els casos podran accedir a la sala de lectura.
També heu d’estar preparats perquè determinats documents puguin estar tancats per als usuaris. Això es deu al secret d’alguna informació (secrets d’estat, informació personal, etc.). El personal d’arxiu només pot veure els documents restringits. Si l’investigador necessita certa informació d’aquests documents, pot demanar un certificat (investigació sociolegal o temàtica), que s’executarà en el termini establert.
A més, de vegades la limitació es pot atribuir al mal estat físic del document.
Després de ser enviat a la sala de lectura, l'investigador té dret a treballar amb documents, a fer-ne extractes. La còpia (fotografiar, escanejar, fotocopiar), en general, és un servei de pagament.
Després que l’investigador hagi realitzat la feina necessària, els fitxers es lliuren a l’empleat de la sala de lectura, que els transfereix a l’emmagatzematge de l’arxiu. Els arxivers comproven la presència i l’estat dels documents una pàgina a la vegada i després els col·loquen al seu lloc.
S'han desenvolupat certes normes sobre què es pot fer i que es pot fer a la sala de lectura. Així, per exemple, està totalment prohibit portar menjar a la sala de lectura, venir amb roba exterior, amb bosses i paquets grans. És millor treballar amb documents amb guants; d’aquesta manera podeu augmentar la seguretat i protegir-vos de la pols. El fet és que després de donar la volta amb els dits, queden restes de greix de suor al paper als fulls, cosa que també la destrueix. Per descomptat, no es pot arrencar els llençols, treure’ls de la caixa ni escriure-hi. Al cap i a la fi, cada document d’arxiu conté una història. És únic en si mateix. Com més temps puguem guardar documents, més temps ens poden servir per al nostre benefici.
