El treball d’arxiu va sorgir en relació amb la necessitat d’acumulació, sistematització i emmagatzematge d’informació. Però, en primer lloc, els arxius es van crear per satisfer les necessitats de les autoritats i dels ciutadans a l’hora d’obtenir la informació perduda, conservada acuradament a l’arxiu. Quan sigui necessari restaurar informació sobre familiars, informació de tipus socio-legal o d’altra naturalesa, cal escriure una sol·licitud a l’arxiu corresponent.
Instruccions
Pas 1
Els arxius tenen certes regles per processar les sol·licituds de ciutadans, persones jurídiques i autoritats, de manera que la clau de l’èxit és seguir regles senzilles. En primer lloc, la sol·licitud ha de contenir informació sobre el remitent. Per a una persona, aquest és el cognom, el nom i el patronímic d'una organització: el nom i les dades identificatives.
Pas 2
En segon lloc, al text de la sol·licitud, heu d’indicar la vostra adreça de retorn, en cas contrari els treballadors de l’arxiu simplement no us podran enviar cap resposta.
Pas 3
En tercer lloc, cal formular la vostra pregunta de la manera més clara possible. Si us decidiu a recopilar informació sobre els vostres avantpassats, no cal que descriviu amb detall la història de la vostra família. No cal formular vagues desitjos; s’ha de prestar una atenció especial a la formulació de la pregunta. El fet és que, d’acord amb les regles per treballar amb recursos i sol·licituds de ciutadans i organitzacions, la vostra sol·licitud anirà en primer lloc al cap de l’arxiu perquè la consideri. El cap determinarà la classificació del tema: genealògic, temàtic o sociolegal. En funció de la naturalesa de la sol·licitud, el gestor d’arxius la transferirà al departament corresponent per a la seva execució. És evident que, com més reduïda sigui la redacció, més probabilitats tindrà d’identificar erròniament la naturalesa de la sol·licitud i el nomenament del seu executor. La sol·licitud "caminarà" de departament en departament i, mentrestant, esperareu una resposta.
Pas 4
Finalment, cal definir l’abast de la informació sol·licitada, per exemple, cronològica o territorial. No serveix de res demanar de trobar tots els vostres homònims, heu d’indicar el període cronològic i els límits territorials per trobar els vostres parents.
