Qualsevol associació pública o professional té un òrgan de govern que, amb la freqüència especificada a la seva carta, ha de convocar totes les parts interessades a celebrar reunions d'informes i eleccions. L’entrada a aquestes reunions està oberta a tots els membres d’una determinada societat o als delegats de grups de participants, exercint així el seu dret a participar en les seves activitats.
Instruccions
Pas 1
Penseu en l’agenda de la reunió. Atès que l'informe i les eleccions són un dels temes importants, s'espera que la participació en aquest cas sigui màxima. Per tant, a més d’aquests temes, podeu incloure altres temes urgents a l’agenda que discutireu amb els membres de la vostra associació. Decidiu el moment i el lloc on tindrà lloc la reunió d'informes i eleccions. La sala on es preveu celebrar-la ha de ser prou pública i àmplia com per acollir tothom.
Pas 2
Notifiqueu a tots els interessats la informació i la reunió electoral. Per fer-ho, heu d’enviar invitacions amb una indicació de l’ordre del dia, la data i el lloc de la reunió. Publiqueu anuncis amb aquesta informació en llocs on puguin ser vistos pel major nombre de membres de l’associació. Col·loqueu aquest anunci als mitjans de comunicació i a la televisió, si cal.
Pas 3
Demaneu que la inscripció dels assistents comenci mitja hora abans que comenci la reunió. Assigneu un nombre suficient de registradors perquè, al començament de l’esdeveniment, tots els assistents tinguin l’oportunitat d’introduir les seves dades personals. Normalment, es tracta del cognom, nom i patronímic, organització o la seva unitat estructural, adreça del lloc de registre o residència, informació de contacte.
Pas 4
Elegir el president i el secretari de la reunió. Tingueu en compte que el president del vostre cos elegit no pot ser elegit com a president de l’assemblea. Si cal, si ho preveuen els documents estatutaris, elegiu un comitè de credencials que comprovi els poders dels diputats, si són elegits entre grups de membres de l'associació.
Pas 5
El secretari ha de guardar l’acta. A l’acta, es reflecteix el nombre de delegats o membres de l’associació presents a la reunió, que van ser elegits president, secretari i amb quins resultats de votació.
Pas 6
El president de l’òrgan elegit fa un informe sobre la feina feta. Al protocol, reflecteix el vot total amb una avaluació, tant si es reconeix com a satisfactori o no. La reunió ha d’escoltar propostes per a una nova composició de l’òrgan elegit, debatre i votar per separat cada candidat. Anoteu els resultats de la votació a l’acta.
Pas 7
Després d’haver debatut tots els assumptes esbossats a l’ordre del dia, el president de la reunió l’ha de tancar i signar l’acta de la reunió juntament amb el secretari.
