Avui dia, quan moltes de les empreses russes tenen socis comercials a l'estranger, l'intercanvi de delegacions s'ha convertit en la norma. Això ajuda a familiaritzar-se amb la producció in situ, a conèixer personalment aquells amb qui treballar, avaluar la situació i resoldre ràpidament problemes empresarials. Quan es reuneix una delegació, cal tenir en compte alguns problemes organitzatius.
Instruccions
Pas 1
En la fase de preparació, discutiu la mida de la delegació, tenint en compte que els problemes de treball es resolen més ràpidament, més petita és. A més, seleccioneu la formació del vostre costat de manera que el nombre de participants sigui aproximadament el mateix que el nombre de participants. Debateu en quin idioma es mantindran les negociacions i prepareu un intèrpret fins i tot si els convidats vénen amb el seu propi.
Pas 2
Informeu-vos dels problemes competents per resoldre aquest o aquell membre de la delegació, ja que a Occident la subordinació és molt estricta. Heu de recórrer a un dels convidats per assegurar-vos que, d'acord amb les seves funcions, té dret a proporcionar informació.
Pas 3
Debateu per endavant aquells problemes que caldrà resoldre i prepareu tots els materials que puguin ser necessaris. Debateu quins documents es signaran després de finalitzar les negociacions. Acordeu un horari: quina hora començaran, quant duraran i quan hi haurà pauses.
Pas 4
Si la delegació està dirigida per una persona prou significativa, envieu la invitació el més aviat possible per emfatitzar el respecte i augmentar la probabilitat que es faci la visita i que aquesta persona no tingui altres reunions programades durant aquest temps.
Pas 5
Prepareu una sala de reunions còmoda i independent, assegureu-vos que cada participant de la reunió tingui un lloc còmode. Proveu-vos de refrescos, cafè, galetes i plats preciosos. No us oblideu de posar cendrers si no us importa perquè els presents puguin encendre una cigarreta durant la reunió.
Pas 6
Acordeu si serà necessari registrar les negociacions, ambdues parts han de donar el consentiment. Assegureu-vos que els clients estiguin asseguts davant de la porta, aquest truc psicològic els farà sentir més relaxats. I assegureu-vos que no us distreu amb les trucades telefòniques durant la reunió.
Pas 7
És millor que una noia bonica i somrient es reuneixi amb la delegació i la porti al lloc de les negociacions. Pot esperar als hostes al vestíbul de l’edifici on es duran a terme les negociacions. Quan els convidats arribin al punt de trobada, cal presentar-se immediatament ambdues delegacions entre si per tal que ho facin aquells que vulguin seure al seu costat.
