Algunes cartes acaben tan vagament que el destinatari queda desconcertat: ha de tornar a llegir el text per comprendre l’essència. Per manca de temps, el destinatari pot llençar la carta o fer alguna cosa per distreure’s i deixar d’endinsar-se en la situació indicada. Un final clar, concís i competent emfatitza el respecte cap al lector i ajuda a respondre ràpidament a una sol·licitud o demanda.
Instruccions
Pas 1
Indiqueu el que volíeu dir en tres punts. Pot semblar que els pensaments es presentin amb claredat, però la percepció de la informació depèn de l’estat del lector. Per tant, torneu a llegir el text i escriviu tres pensaments principals per separat. Poden ser fets, dates, noms, etc. Aquí no calen emocions, escriviu breument, en poques paraules, perquè només heu de resumir, recordeu els punts principals.
Pas 2
Escriviu tres accions per al destinatari del correu electrònic. Les reaccions de la gent poden ser imprevisibles. Et sembla que és possible reaccionar de manera inequívoca a la informació presentada, però una persona ho fa en funció dels hàbits i intencions individuals. Si no indiqueu clarament què espereu del lector, ell no entendrà ni dirà que no ho va entendre.
Pas 3
Organitzeu la llista dels passos anteriors per ordre d'importància descendent. El final de la carta de vegades s’assembla a l’última paraula de la sessió judicial: la impressió del destinatari de la carta, les conclusions i les conseqüències en depenen. Elimineu elements de la llista que es puguin ometre sense comprometre el significat del missatge. Col·loqueu la llista curta restant al final de la carta perquè el lector no es perdi res.
Pas 4
Indiqueu el període de temps. Si esteu esperant una reacció a la carta, especifiqueu les vostres expectatives. Algunes persones tendeixen a endarrerir-se fins a l'últim, de manera que no és superflu especificar un temps concret.
Pas 5
Deixeu les vostres dades de contacte. El vostre corresponsal hauria de poder trobar ràpidament el vostre telèfon. Preveu aquestes situacions i, per si de cas, incloeu la informació necessària a la carta, fins i tot si esteu segur que el destinatari en té.
Pas 6
Sigues educat, digues alguna cosa agradable, gràcies pel teu temps. El destinatari reaccionarà amb més voluntat i es posarà en contacte més ràpidament si la carta li agrada o l’evita experiències desagradables.
Pas 7
Assegureu-vos de signar el missatge amb el vostre nom: això crea la sensació d’una comunicació real. És important que la persona se centri en la resposta i la prengui amb responsabilitat. Sigueu amb l’exemple i la gent us tractarà de la mateixa manera.
