Un missatge telefònic és un missatge curt però important enviat per telèfon. Així, sovint informen sobre la celebració de reunions, sessions, reunions. El missatge telefònic també pot contenir una comanda urgent del cap. Els missatges de telèfon són entrants, que reps, i sortints, que transmetes. Tots dos tipus tenen un disseny similar.
Instruccions
Pas 1
A l'extrem superior esquerre d'un full de paper, col·loqueu el nom complet de la vostra organització i, si cal, el nom de la unitat estructural, per exemple, "Administració de la ciutat de N." i el Departament d’Ensenyament.
Pas 2
A l'extrem superior dret, escriviu el destinatari del missatge de telèfon. Indiqueu el càrrec, cognoms i inicials de la persona: "Director de l'escola núm. 37 Ivanov II". Si hi ha diversos destinataris, no cal indicar els cognoms: “Directors d’escoles de la ciutat de N.”. Adjunteu una llista completa d'institucions a les quals s'ha enviat al missatge telefònic.
Pas 3
Dues línies a continuació, col·loqueu la paraula "Telephonograma" i el seu número de sèrie. Per a un missatge telefònic de sortida, indiqueu la data de compilació a continuació.
Pas 4
A continuació, segueix el text real del missatge telefònic: “El 22 de febrer, a les 17.00, es farà una reunió al departament educatiu sobre la millora de les activitats de les escoles de la ciutat. L’assistència de directors d’escola és estrictament obligatòria . A l’hora de preparar el text d’un missatge telefònic, eviteu paraules i frases difícils d’entendre d’orella i difícils de pronunciar. Recordeu que el missatge ha de ser informatiu i breu (no més de 50 paraules).
Pas 5
Quan transmeteu un missatge telefònic, pronuncieu les paraules amb claredat, especialment adreces, cognoms, noms i patronímics de persones, noms de carrers, dates i hores dels esdeveniments. Al final, assegureu-vos de tornar a llegir el text i assegureu-vos que el vostre interlocutor ho ha escrit tot correctament. Escolteu atentament quan escriviu un missatge per telèfon. Si teniu cap pregunta, aclariu-les immediatament.
Pas 6
Sota el text principal hi ha la posició, cognoms i inicials del cap que va signar el missatge telefònic: "Cap del Departament d'Ensenyament Petrov P. P." El document de sortida també ha de contenir la seva signatura personal.
Pas 7
A la part inferior de la pàgina, introduïu informació sobre els empleats que treballaven amb el missatge telefònic. Normalment, la posició, el cognom i les inicials de la persona que ha enviat el missatge, el seu número de telèfon d’oficina, així com la data i l’hora de transmissió, es posen a l’esquerra. A la dreta hi ha informació sobre la persona que va acceptar el document: càrrec, cognoms i inicials, número de telèfon, data i hora d’admissió.
Pas 8
Un missatge telefònic de sortida es redacta en una còpia i s’emmagatzema en una carpeta especial. És millor tenir un missatge entrant en dues còpies: doneu el primer al gestor per a la feina posterior, el segon el poseu en una carpeta per guardar-lo.
