Els documents es poden signar de diverses maneres. El seu disseny depèn del tipus de document i està determinat per les normes estatals per a la documentació de gestió i les lleis federals.
Les paraules "signatura" i "llista" són parònims, és a dir, paraules de la mateixa arrel, de so similar. Una signatura és una grafia manuscrita d’un cognom, un signe personal per certificar un document, és tan individual com una empremta digital. Sense signatura, el document es considera invàlid. La pintura, en canvi, és una pintura ornamental o argumental que decora parets, plats, teles, etc. Per exemple, pintant "sota Khokhloma". L'expressió "sota signatura" de la legislació s'utilitza en el significat del verb "signar". Un facsímil (fac simile - fer una cosa així) és un segell, un tòpic, amb l’ajut del qual es reprodueix la signatura manuscrita d’una persona que signa molts documents. Se li assegura un gran volum d’aquests papers que no impliquen responsabilitats materials: certificats, cartes. El fax és molt demandat en empreses amb un flux de treball important, on el gerent no pot posar una signatura personal a tots els papers. Segons el Codi Civil de la Federació Russa, els documents facsímils tenen força legal. No es recomana utilitzar el fax en documents oficials. Per llei està prohibit posar tòpics en alguns documents d’informació estricta. La persona posa la signatura al document personalment. Qualsevol persona autoritzada a fer aquesta acció pot lliurar un facsímil. El procediment per emmagatzemar i utilitzar els tòpics en una organització normalment es prescriu en una llei local: regulacions, instruccions. Especifica una llista de documents sobre els quals es poden afegir facsímils i identifica una persona o un grup de persones entre les tasques de la qual es garanteix la seguretat del tòpic i el seu ús. A més, es prescriu la responsabilitat per violació d’aquesta ordre. Amb el desenvolupament de la tecnologia electrònica, ha aparegut una signatura electrònica. Es reconeix un document digital signat amb aquesta signatura en els casos en què no estigui obligat a elaborar un document en paper. Les qüestions relacionades amb l’ús de signatures electròniques estan regulades per la Llei federal sobre signatures electròniques digitals.
